Viele Menschen wechseln plötzlich zur Telearbeit, aber ohne die Systeme und Tools, um dies richtig und effektiv zu erledigen. Bei den Befragten handelt es sich um ein zu 100% verteiltes Team. Deshalb haben wir seit unserer Gründung Tools und Taktiken getestet, die es uns ermöglichen, als Team effektiv zu arbeiten. Und wir möchten einen Teil dieses Wissens weitergeben, um Ihnen zu helfen!
Richten Sie einen eigenen Arbeitsbereich ein
Ihr Arbeitsplatz ist Ihr erstes Produktivitätstool. Komfort ist entscheidend — aber nicht Bettkomfort. Sie benötigen einen geeigneten Arbeitsplatz, an dem sich Ihr Bildschirm so nah wie möglich auf Augenhöhe befindet. Ein von Ihrem Wohnraum getrennter Bereich ist ebenfalls hilfreich. Vermeiden Sie den Küchentisch, wenn Sie können.
Wir schicken allen neuen Mitarbeitern ein Home-Office-Kit. Aus Gründen des Komforts und der Produktivität empfehlen wir, dieses Setup so weit wie möglich nachzuahmen:
- Laptop
- Laptopständer
- Zweiter Bildschirm
- Kabellose Tastatur
- Kabellose Maus
- Schreibtisch
- Stuhl
- Wasserflasche
- Ein Headset mit Mikrofon
- Ein Lichtstativ für hochwertige Videos (du bringst es hier wirklich auf die nächste Stufe!)
Wenn möglich, schicken Sie Ihren Mitarbeitern vorübergehend nicht genutzte Schreibtische und Stühle aus Ihrem Büro nach Hause.
Stellen Sie Zeitzonennormen ein
Bei Respondent arbeitet jeder in einer kontinentalen Zeitzone der USA, mit einem Unterschied von maximal drei Stunden zwischen uns. Wir bitten alle, von 8:30 bis 18:00 Uhr erreichbar zu sein in ihr lokale Zeitzone, was Überschneidungen sowie die Möglichkeit von Ad-hoc-Besprechungen ermöglicht.
Vielleicht arbeitet jeder in Ihrem Unternehmen in derselben Zeitzone. Die Festlegung von Normen für den Zeitpunkt, zu dem erwartet wird, dass alle verfügbar sind, wird sich für produktive Teamarbeit und Kommunikation aus der Ferne als unerlässlich erweisen.
Etablieren Sie Standardkommunikationsverfahren
Jetzt, da alle von zu Hause aus arbeiten, machen Sie klar, welche Kommunikationstools Sie als Gruppe verwenden werden und wie. Solltest du innerhalb einer Stunde mit einer Antwort in Slack rechnen? 2? Jeder sollte auf derselben Seite sein.
Hier ist unsere Aufschlüsselung der Softwarenutzung:
Verwalte deinen Kalender bewusst und mache ihn für alle sichtbar
Plötzlich nicht mehr von einem Büro aus zu arbeiten, kann dazu führen, dass sich manche Menschen ziellos fühlen. Erstellen Sie einen Zeitplan in Ihrem Kalender. Dinge, die wir empfehlen, sind unter anderem:
- „Pendelzeit“ — statt einer Auto- oder Bahnfahrt ins Büro, nutzen Sie diese Zeit für Yoga oder Meditation oder was auch immer für Sie geeignet ist, um arbeitsbereit an Ihrem Schreibtisch „anzukommen“.
- „Arbeiten Sie mit dem Kopf runter“ — nehmen Sie sich Zeit, um konzentriert und ohne Unterbrechungen zu arbeiten. Die Einhaltung von Normen ist ein wesentlicher Bestandteil, damit dies funktioniert.
- „Ende des Tages“ — Setze deinem Tag ein Ende, bevor du anfängst. Ohne Kollegen im Büro kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern, wann man sich abmelden muss.
Erstellen Sie eine Besprechungsroutine
Aus der Ferne zu arbeiten bedeutet, dass Sie auf dem Flur keine Leute treffen, keine gemeinsamen Mittagessen, keine Pop-ins im Büro. Um Ihre Kollegen zu sehen, effektiv zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass Sie auf derselben Wellenlänge sind, müssen Sie eine Besprechungsroutine einrichten. Wir empfehlen:
- 1:1 s wöchentlich mit Ihrem Manager und/oder direkt unterstellten Mitarbeitern
- Abteilungssitzungen zweiwöchentlich oder monatlich, je nach Größe
- Wiederkehrende Besprechungen mit allen Teammitgliedern, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten
Gezielte Treffen stellen sicher, dass Sie Zeit haben, um systematisch mit den Personen in Kontakt zu treten, die Sie benötigen. Lustigerweise neigen diese Besprechungen dazu, Unterbrechungen wie Slack-Nachrichten und spontane Besprechungen zu begrenzen, da die Teilnehmer wissen, dass sie eine reservierte Zeit haben, um sich mit dem zu befassen, was benötigt wird.
Wir empfehlen immer, Treffen mit folgenden Personen abzuhalten:
- Vorarbeit
- Ein Treffenziel
- Ein Sitzungsleiter
- Eine Tagesordnung für ein Meeting
- Folgeaufgaben
Machen Sie sich asynchrone Kommunikation zunutze.
Sie können nicht die ganze Zeit an Besprechungen mit Ihrem Team teilnehmen — und sollten auch nicht — planen Sie daher eine asynchrone Kommunikation ein. In diesem Fall stellen Sie eine Frage und erwarten keine sofortige Antwort. Dies ist das Gegenteil einer Besprechung, bei der es sich um synchrone Kommunikation handelt (Racheal stellt in der Besprechung eine Frage und Drake antwortet in Echtzeit).
Tools wie Github und Google Drive ermöglichen die asynchrone Kommunikation mit Ihrem Team. Anstatt ein Meeting zu buchen, um ein Projekt zu besprechen, warum nicht gemeinsam an einem Google-Dokument arbeiten? Dies erleichtert auch die Transparenz im gesamten Team.
Ändere deine Denkweise hin zu „ergebnisorientiert“
In einem Büro können Sie alle um Sie herum bei der Arbeit sehen — oder YouTube-Videos ansehen. Manche Menschen, insbesondere in Führungspositionen, setzen Präsenz mit Produktivität gleich. Wenn Sie das sind, müssen Sie Ihre Einstellung zur Arbeit Ihres Teams grundlegend ändern. Sie müssen anfangen, mehr über Ergebnisse nachzudenken. Ihr Team wird keine Arbeit erledigen, wenn Sie es ständig anpingen, um zu sehen, ob es funktioniert. Bitten Sie sie stattdessen, klare Pläne mit geplanten Meilensteinen zu erstellen und ihre Fortschritte proaktiv zu kommunizieren.
Unser Ingenieurteam hat täglich ein Video-Standup-Meeting. Das gesamte Unternehmen verwendet Lattice, um unsere OKRs (Objectives and Key Results) zu speichern. Wir haben diese in Slack integriert, damit die Leute Updates zu ihren Zielen posten können.
Planen Sie soziale Veranstaltungen für Ihr Team
Es gibt viele Möglichkeiten, Beziehungen aus der Ferne aufzubauen und zu stärken, aber Sie müssen sie in Ihren Zeitplan einbauen, um sicherzustellen, dass sie stattfinden.
Hier sind einige unterhaltsame Aktivitäten, die wir zu unseren Routinen bei Respondent hinzugefügt haben:
- Monatliche Mittagessen per Video
- Zweiwöchentliche „Kaffee-Chats“ per Video Donut
- Eine Erinnerung zum Teilen von Bildern über Polly (z. B. Haustiere, Wochenendausflüge)
Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge
Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, müssen Sie wahrscheinlich auf einige neue Tools umsteigen. Hier sind ein paar, die wir lieben:
- Zoomen für alle Videokonferenzen
- Google Drive (Dokumente, Tabellen, Formulare), um gemeinsam an der Arbeit zu arbeiten
- Slack zum chatten
- Platte als unsere Ressourcenbibliothek
- Webstuhl um Videos aufzunehmen und sie mit Teamkollegen zu teilen
- Github zur Problemerstellung und Dokumentation
- Otter.ai zum Transkribieren von Besprechungen
- Miro für die Teamzusammenarbeit bei Designüberprüfungen und Forschungseinblicken
- Invision und Skizze für das Produktdesign (wir testen auch Figma)
- Asana für das Projektmanagement
Die Umstellung auf Telearbeit kann eine Herausforderung sein. Kleine absichtliche Änderungen und häufige Kommunikation, insbesondere am Anfang, können jedoch einen großen Unterschied machen.
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